Siden koronaviruspandemien rammet tidlig i 2020, har rundt 88 % av organisasjoner over hele Australia bedt ansatte om å jobbe hjemmefra – og det kan bli den normale måten å jobbe på i fremtiden.
For mange gir det å jobbe eksternt bekvemmelighet og fleksibilitet til balansen mellom arbeid og privatliv. Men det kan også føre til at arbeidere føler seg avskåret fra teamet sitt, forskning viser til at isolasjon noen ganger påvirker jobbytelse og produktivitet.
Det er mange apper på arbeidsplassen som kan hjelpe deg med å sørge for at personalet holder seg engasjert, effektiv og oppdatert. I denne artikkelen skal vi ta en titt på hvordan gode samarbeidsverktøy kan bidra til å forbedre arbeidsflyten og produktiviteten når du jobber hjemmefra.
Hvordan kan du bruke samarbeidsverktøy for å forbedre kommunikasjonen?
En av hovedbekymringene for de som jobber eksternt er kommunikasjon. I en fersk meningsmåling sa 55 % av de australske arbeiderne at apper for virtuelle møter, fildeling og samarbeid i sanntid er avgjørende når de jobber hjemmefra.
Velge det beste kommunikasjonsverktøyet for teamet ditt
Når du sammenligner de mange forskjellige verktøyene på markedet, er det lett å føle seg overveldet. Hva passer for deg? For å svare på dette, må du først finne ut hva teamet ditt vil bruke verktøyet til.
Du finner både betalte og gratis verktøy. Noen er enkle og fokuserer på én eller to funksjoner, som chat eller videosamtaler. Andre kommer med en hel rekke avanserte verktøy og funksjoner som kan inkludere ulike kommunikasjonsalternativer og prosjektstyringsløsninger.
Å jobbe hjemmefra betyr at teamet vil bruke en rekke forskjellige enheter. Alt fra Mac, PC og Chromebook til nettbrett og forskjellige smarttelefoner. Det er derfor viktig å velge et verktøy som er tilgjengelig for alle enheter.
Det beste samarbeidsverktøyet for eksterne team er sannsynligvis en alt-i-ett plattform.
Denne type plattformer tilbyr generelt mindre “downtime”, kan skaleres og gir forbedret kundestøtte. Med planr har du følgende verktøy:
- Prosjektstyring. Et prosjekt har flere faser og det er viktig med flere delmål og kontinuerlig oppfølging av kostnader og tidsperspektiv for å sikre god gjennomføring og kvalitet i leveranse.
- Chat er en brukervennlig, effektiv og kraftig chat. Med offline-funksjonen kan du planlegge meldinger til ansatte eller kunden uten nett.
- Timeregistrering gir deg oversikt over både prosjekter og oppgaver. Du kan også legge til detaljert informasjon til timelistene.
- CRM bidrar med å administrere kunderelasjoner på tvers av hele kundelivssyklusen
- Nettmøte inkluderer alternativer for konferansesamtaler og skjermdeling, for å gjøre samarbeid enklere og mer effektivt
- Whiteboard. Med planr sin egen whiteboard-løsning vil du oppleve et kraftig verktøy som er både brukervennlig og forutsigbar
- HR gir deg enkel oversikt over timelister, ferie, fravær, arbeidskontrakter, kurs, digitale håndbøker, medarbeidersamtaler, mv
- Digitale kontrakter lar deg enkelt lage, dele og holde oversikt over dokumenter og kontrakter
Muligheten til å samarbeide om oppgaver i sanntid, direktemeldinger, ringe eller arrangere videokonferanser, webinarer og møter på hvilken som helst enhet, reduserer behovet for tidkrevende e-postutvekslinger så vel som personlige møter. Dette kan forbedre arbeidsflyten drastisk, samtidig som det hjelper kollegene dine med å holde kontakten og sørge for at alle føler seg som en del av teamet.
Tips for å øke arbeidsflyten
Når du har identifisert og implementert det verktøyet som passer for virksomheten din, tenk på hvordan du ønsker å bruke verktøyet for å maksimere produktiviteten. Her er våre beste tips:
- Angi tider der du og teamet ditt skal bruke appen – inkludert regelmessige, uformelle teamsamtaler og oppmuntre “stilletid” for å jobbe videre med spesifikke oppgaver.
- Sett opp personlige og delte oppgavelister for teamet.
- Bruk timeregistrering for å spore tiden brukt på oppgaver.
- Dra nytte av analyser og bruk handlingskraftig innsikt for å drive forretningsbeslutninger.
- Bruk appen som en vanlig, vennlig innsjekking for å se hvordan kollegene dine har det.
Flere bedrifter tilbyr hjemmekontor, det betyr at det aldri har vært et bedre tidspunkt å investere i et verktøy som samler teamet ditt. Dette vil bidra til å forbedre arbeidsflyten, øke produktiviteten og fremme en følelse av lagånd.
